Embora as responsabilidades da equipe de apoio administrativo tenham evoluído em resposta às mudanças na tecnologia e nas estruturas organizacionais de negócios, a necessidade de funcionários administrativos para manter as operações do dia-a-dia funcionando sem problemas permanece alta e o retorno do investimento para empresas que contratam funcionários administrativos capazes é significativo como transex e travesti.
Benefícios dos Auxiliares Administrativos
As ferramentas tecnológicas disponíveis no local de trabalho permitem que gestores e executivos sejam mais autônomos do que nunca. Calendários online, dispositivos móveis e e-mail praticamente eliminaram a necessidade de cartas e agendas diárias. Líderes em todos os níveis têm as ferramentas no bolso para gerenciar seus próprios horários e responder facilmente às perguntas de clientes e funcionários. No entanto, essas não são as tarefas para as quais os líderes executivos são contratados. As organizações que empregam assistentes administrativos talentosos para concluir essas tarefas obtêm uma ampla gama de benefícios.
- Comunicação Centralizada – Como gerentes, executivos e funcionários passam muitas horas por dia participando de reuniões e trabalhando em projetos, pode ser difícil alcançá-los. A comunicação lenta entre os funcionários e com os clientes pode dificultar o progresso e impedir os negócios. A equipe administrativa pode fornecer um ponto de contato confiável para todas as partes envolvidas, retransmitindo mensagens, respondendo a perguntas e acompanhando os leads. Essa comunicação consistente alivia a carga dos supervisores ocupados e alivia a frustração da comunicação.
- Economize tempo – Executivos com equipe administrativa competente podem delegar responsabilidades, permitindo que eles se concentrem em tarefas essenciais sob sua alçada. As distrações diárias de atender telefones, gerar relatórios, diminuir preocupações e agendar compromissos são tarefas que você pode delegar à equipe de suporte, liberando tempo em sua agenda para se dedicar à implementação de uma nova iniciativa ou à contratação de cargos-chave.
- Especialista de escritório – Todo trabalho vem com papelada tediosa, seja relatórios de despesas, reservas para uma próxima conferência ou preparação de imagens para reuniões. Procrastinar ou evitar essas tarefas pode ser caro se você precisar reservar uma viagem no último minuto ou entrar em uma reunião sem folhetos bem polidos. Assistentes administrativos observadores aprendem a antecipar essas necessidades e a atendê-las prontamente, economizando dinheiro e esforço.
- Primeiras Impressões – Clientes e colegas de trabalho começam a formar sua primeira impressão da sua empresa assim que passam pela porta da frente (ou falam com alguém ao telefone). A saudação amigável e profissional que eles recebem de sua equipe de suporte é essencial para dar o melhor de si.
Identificando os melhores candidatos
A equipe de suporte administrativo é mais bem-sucedida quando consegue entender e atender às solicitações dos executivos com quem trabalha e também antecipar suas necessidades. A inteligência emocional e a consciência situacional para ler mudanças sutis no comportamento e na linguagem corporal daqueles com quem trabalham podem ser cruciais para adaptar as respostas e neutralizar situações difíceis.
Encontrar um assistente executivo que entenda seu fluxo de trabalho e preferências pode ser um desafio. No entanto, a pessoa certa pode ser um bem indispensável. Como encontrar o assistente perfeito é raro, os assistentes executivos geralmente seguem um executivo ao longo de sua carreira.
Ao entrevistar candidatos para esta posição, procure indivíduos com excelentes habilidades de comunicação que tenham o dom de ler pessoas e situações. Os solucionadores de problemas experientes que não fogem dos desafios e realizam tarefas fora de sua zona de conforto poderão se adaptar às suas necessidades e interagir profissionalmente com funcionários e clientes em seu nome. As empresas de recrutamento administrativo podem ajudar no processo, atraindo candidatos de uma área geográfica extensa para encontrar o ajuste perfeito para sua organização e suas necessidades profissionais.
Se o seu escritório não gera trabalho suficiente para empregar um assistente administrativo em tempo integral, mas gostaria de colher os benefícios, há várias opções que você pode considerar.
- Compartilhar um assistente entre um grupo de executivos
- Contratar um assistente administrativo temporário durante a temporada movimentada da sua empresa
- Traga um assistente temporário com a possibilidade de contratá-lo em tempo integral à medida que sua empresa cresce e suas necessidades se expandem (opção de contratação temporária)
Apesar das tendências atuais de redução de pessoal e achatamento da estruturação de negócios, executivos sábios ainda optam por orçar para assistentes administrativos. Com as operações do dia-a-dia em boas mãos, eles estão livres para se concentrar em fazer a empresa avançar e atender às necessidades dos clientes.
Infográfico
Em todas as empresas, a equipe de apoio administrativo é necessária para garantir o bom andamento das operações do escritório. Há, sem dúvida, muitos benefícios na contratação de pessoal administrativo, mas por que algumas empresas estão cortando? Como uma empresa identifica o melhor candidato para o cargo de equipe de suporte? As empresas de recrutamento podem ajudar no processo?